Retningslinier for elektronisk post
Elektronisk post skal behandles på samme måde som papirpost. Dette betyder, at elektronisk post er omfattet af de almindelige krav til sagsbehandlingen i den offentlige forvaltning. Kravene udspringer af lovgivning, regler og normer, som relaterer sig til den papirbaserede arbejdsgang. Kravene til sagsbehandlingen ændres ikke, selv om arbejdsgangen gradvist omlægges til elektronisk sagsbehandling.
Kravene til sagsbehandlingen er bl.a. følgende:
- Dokumentation af handlinger
- korrekt og hensynsfuld behandling
- åbenhed og gennemskuelighed
- beskyttelse af fortrolige oplysninger om personer og virksomheder
- saglighed
For sagsbehandlingen gælder i øvrigt: - Som udgangspunkt besvares alle henvendelser fra borgere snarest muligt og senest 14 dage fra modtagelsen.
- Hvis sagsbehandlingen tager længere tid end denne periode, skal der udsendes en kvitteringsskrivelse, hvor borgeren oplyses om den forventede sagsgang og forventet sagsbehandlingstid samt eventuelle andre relevante oplysninger i sagen.
- Kan den i kvitteringsskrivelsen lovede sagsbehandlingstid ikke overholdes, fremsendes en opdatering til borgeren indeholdende en årsag til forsinkelsen og en ny svarfrist.
Med informationsteknologiens udbredelse hos borgere og virksomheder er der desuden en forventning om - smidighed og effektivitet
Endvidere gælder det, at - Postkassen skal tømmes mindst 2 gange dagligt
Ved modtagelse af e-post skal følgende iagttages: - Det skal påses, at posten er kommet til den rette forvaltning
- Det skal påses, at afsenderidentiteten er entydig
- Det skal overvejes, om den modtagne e-post fordrer en forvaltningsmæssig - det vil sige en juridisk forpligtende - handling. I givet fald skal afsenderen af e-posten anmodes om også at sende dokumentet i papirform, eller at fremsende dokumentet til en af hovedpostkasserne forsynet med en digital signatur.
- Sker der en sagsbehandling af den fremsendte e-post, vil der ske en elektronisk behandling og registrering af e-posten. I sådanne tilfælde skal afsenderen have meddelelse om behandlingen af den fremsendte e-post. Afsenderen skal oplyses om formålet med en elektronisk behandling samt om eventuel videregivelse af de registrerede oplysninger. Afsenderen har i følge Persondataloven ret til at se de oplysninger, der registreres i en sådan sag. Afsenderen har endvidere ret til at få rettet forkerte oplysninger. Yderligere informationer om persondataloven kan fås ved henvendelse til Datatilsynet, evt. på datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk.
|
|
